Тайм менеджмент. Матрица Эйзенхауэра. (Модуль 5)

Вы уверенны, что знаете о себе все? В какой день недели Вы наиболее эффективны? Вы это анализировали? Тогда давайте сделаем это в рамках Тайм Менеджмента!

Мы знаем что Время – самый ценный ресурс! От Типа Личности зависит разное управление временем. Используем списки и планирование. Все это должно вписываться в Матрицу Эйзенхауэра! генерал Эйзенхауэр

Дуайт Девид Эйхенхауэр – американский политический и военный деятель, 34 президент США.

Принцип Парето – только правильные действия могут принести 80% результата, а не каждые 20% усилий. Что же определяет их правильность? То продвигают они нас к цели и насколько эффективно!

Узнаем это с помощью Матрицы Эйзенхауэра:

Проще всего это увидеть на картинках.

матрица Эйзенхауэра

Какие категории дел здесь присутствуют:

матрица Эйзенхауэра

Их можно рассматривать еще в таком разрезе обозначений (для ясности определения)

матрица ЭйзенхауэраВам необходимо избегать III и IV квадранты!

матрица Эйзенхауэра

Как правильно распределить Ваше время?

  1. II квадрант (B): «Важное Несрочное» – 55%
  2. I квадрант (A): «Важное Срочное» – 30%
  3. III квадрант (C): оставшееся время «Неважное Срочное» так как мы находимся среди людей и они могут отвлекать нас звонками и разговорами
  4. IV квадрант (D): не нужен вообще!!!

матрица Эйзенхауэра

Задание: Расставьте все дела из Вашего списка в соответствии с Матрицей Эйзенхауэра.

Каждый раз, когда предстоит что-то сделать, всегда составьте план. Планирование находится в квадранте «Важное Несрочное» (В или II квадрант).

«Важное Несрочное» и дает 20% действий на 80% результата!

Теперь рассмотрим типы личности: «Жаворонок», «Колибри», «Сова».

Все люди разделяются по типу активности в разное время суток:

  • Жаворонки – с 6 утра до 14 дня
  • Колибри – с 11 дня до 18 дня
  • Совы – 15 дня до 23 вечера

Это наиболее удобное время, когда работоспособность выше. Именно на это время и нужно запланировать 20% дел, которые принесут 80% результата!

Такой принцип применяется ко всем дням недели.

Задание: Запланировать на каждый день недели по 5 дел примерно одинаковых по нагрузке. Фиксировать сколько дел и насколько легко это удалось. Составьте график работоспособности.

Это поможет выявить наиболее продуктивные дни и запланировать на них самые сложные дела.

Задание: построить кривую работоспособности по дням и неделям.

Итак: вы получили 3 задания.

  1. Кривая работоспособности на неделю, планирование дел с учетом кривой
  2. Найти личный наиболее эффективный день недели (может быть несколько)
  3. Матрица Эйзенхауэра – план рисовать каждый день!

Проанализируйте свою деятельность, и наверняка у Вас не будет щемящего чувства, что надо делать, а неохота! Не Ваш день! В другой день Вы свернете горы!

В следующей статье Вы узнаете как планировать стресс!

Если эта статья полезна, ставьте твиты, пишите комментарии. Приводите друзей!

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Тайм менеджмент. Методы планирования. Принцип Парето.

Уважаемый посетитель сайта poraperemen.ru, цели намечены и сейчас необходимо составить список дел!

Список дел:

1         Один единственный список, в письменной форме. Внести абсолютно все дела.

2         В конце каждого дня, корректируем свой список. Вычеркиваем не актуальные и сделанные дела.

3         Необходимые каждодневные дела всегда в списке! Иначе они теряют свою актуальность и подменяются другими.

4         Крупные дела делим на мелкие и выделяем особо. Мелкие дела объединяем в блоки.

5         Приоритеты – сначала главные дела, иначе мелкие сожрут Ваше время. Делегируем полномочия.

Итак, еще раз!

  • Только один список
  • Непременно записать
  • Ежедневно обновлять список
  • Должны быть основные (ежедневные) виды деятельности
  • Крупные дела дробим, мелкие объединяем
  • Приоритеты тщательно
  • Определить, что можно поручить другим

Когда все готово, сделать проверку и подсчитать общее время выполнения. Время должно совпадать с тем сроком, который отведен на достижение каждой цели.

Не равно, значит Вы неправильно рассчитали время выполнения. Эта проверка важна для подтверждения адекватности Ваших планов.

Принцип Фальфредо Парето – правило 80% на 20%. принцип парето

Вы уверены, что занимаетесь теми делами, которые приносят 80% результата?

«В общем виде принцип свидетельствует о том, что внутри некой группы или множества отдельных малых частей, некоторые вещи немного более значимы, чем предполагает их относительный удельный вес в этой группе» Проще говоря – некоторые мелочи, совсем не мелочи.

И 20% времени дают 80% результата, если правильно это организовать. Остальное время деятельности приносит только 20% результата.

Сначала решаем важные проблемы, их не так много. Потом второстепенные, их много!

По принципу Парето сначала делаем самое важное, остальное отдаем (делегируем «статистам») помощникам. Это сильно повысит эффективность!

Таким образом: сначала важные дела, остальное потом! «Первым делом Самолеты…»

Задание:

1         Расставить все планы в соответствии с временными рамками

2         Составить список дел, которые необходимы для реализации целей с указанием времени

3         Проверить совпадает или нет контрольная сумма времени задач, которые изначально отведены на выполнение целей

4         В соответствии с Парето выделить 20% задач, которые обеспечат 80% результатов и внести корректировки в расстановку дел!

Сделайте это, потренируйтесь. Все получится!

В следующей статье пройдемся по Матрице «Эйзенхауэра» и типам личности

Если эта статья полезна, ставьте твиты, пишите комментарии. Приводите друзей!

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Тайм менеджмент. Методы планирования.

Тайм менеджмент. Методы планирования.

Дорогой посетитель сайта poraperemen.ru, в прошлый раз мы разобрались с вопросом «Внешняя» и «внутренняя» мотивация, SMART – анализ. Сегодня узнаем, какие Методы Планирования применяют в Тайм Менеджменте.

Итак: очередной «Вор Времени» — Отсутствие Планирования! «Намечаем цели.» план на день

«Я планомерно продвигаюсь по пути совершенствования моих личных навыков управления временем. Я знаю, как правильно ставить цели, какие из моих привычек отнимают драгоценное время и каким образом с ними следует бороться!»

Сегодня рассмотрим методы планирования. Необходимо не только четко поставить цель, и еще правильно себя мотивировать, и еще составить правильный план достижения цели!

Мы продолжаем учиться личной эффективности и одновременно боремся с «ворами времени»:

  • Промедление
  • Неумение расставлять приоритеты
  • Отсутствие фокуса
  • Излишняя открытость, то есть неумение однозначно говорить «нет!»
  • Неумение управлять другими эффективно
  • Неорганизованность и отсутствие планирования

Планирование приоритетов и расстановка приоритетов:

  • Начальный этап – определение цели. Когда цель поставлена, необходимо превратить ее в план действий для ее достижения.
  • Определить важность каждого действия и их очередность. (Правильное определение степени важности любого действия оказывает решающее влияние на достижение Вашей цели.)

 

Вводим периоды.

1                Сейчас важно не просто определить цели, важно сформировать план. План учитывает расчет необходимого времени, для которого он строится. Потому и важно ввести периоды планирования.

Периоды позволяют точнее определить обстановку в целом, выделить главное, поднять уровень исполнения, помогут принять правильное решение, как лучше использовать время.

Самые эффективные периоды: день, неделя, месяц, год. Каждый период берем отдельно! Для всез из этих периодов отдельный план.

2                Преимущество четкого планирования в том, что оно дает выигрыш во времени. Всякая минута, отданная планированию, дает 110% отдачу от вложенной энергии и экономит 10 минут исполнения.

При разработке плана на любой период, отвечаем на такие вопросы:

  • Основная цель данного периода
  • Количество времени, которым мы располагаем в этом периоде
  • Очередность задач выделенного периода
  • Учесть подготовительные мероприятия

                   Самый важный период планирования – день! Это создает предпосылку того, чтобы жить в настоящем (смотри модуль1)

План на день создает обзор дел этого дня и помогает эффективно настроить использование времени. Определяет конечные цели Вашей работы в порядке значимости. План формируем в конце предыдущего дня!

Задание: составить план на день, неделю, месяц, год! Применить все что касается анализа целей из модуля 3.

Продолжение смотрите в следующей статье!

Если Вам помогла эта информация, не стесняйтесь, делитесь с друзьями!

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники